1. Rekisterinpitäjä

Alertum Oy (y-tunnus 2274178-2), Kutojantie 2 B, 02630 ESPOO

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Tero Roivainen
Alertum Oy
Kutojantie 2 B
02630 Espoo

Puhelin 040 748 1947
tero.roivainen@alertum.fi

3. Rekisterin nimi

Alertum Oy:n asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on asiakassuhteen sopimuksen täytäntöönpanemisen mahdollistaminen (Art 6 kohta 1b), jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamisen mahdollistaminen rekisteröidyn pyynnöstä.

Rekisterin käyttötarkoitus on yrityksen asiakasrekisterin ylläpitäminen, asiakkaiden tilausten hallinnointi, asiakkaiden pätevyyksien ylläpito, arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen.

Tietoja voidaan käyttää yrityksen toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoituksiin ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen palveluissamme. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Rekisterin tietoja voidaan käyttää yrityksen omissa rekistereissä esim. mainonnan kohdentamiseen luovuttamalla henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Yritys saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanien palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan yrityksen asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta.

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri voi sisältää seuraavia tietoja

  • Henkilön etu- ja sukunimi
  • Edustamansa yhteisö
  • Sähköpostiosoite
  • Puhelinnumero
  • Syntymäaika
  • Henkilötunnus
  • Henkilökortin kuva
  • Toimitusosoite
  • Laskutusosoite
  • Tiedot aikaisemmista tilauksista
  • Tiedot asiakkaan suorittamista koulutuksista ja pätevyyksistä
  • Kontaktihistoria
  • Vastuualue edustamassaan yhteisössä

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan asiakkaalta itseltään koulutusten yhteydessä, asiakkaan tekemistä tilauksista verkkokaupassa, verkkolomakkeilla, puhelimessa tai sähköpostilla. Tietoja saadaan asiakkaan tekemistä rekisteröitymisisistä sekä asiakassuhteen aikana asiakkaan tekemistä ilmoituksista. Nimi- ja yhteystietojen päivityksiä saadaan myös päivityspalveluita tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä. Tietoja voidaan saada myös alihankkijoilta, jotka liittyvät palvelun käyttämiseen tai tuottamiseen.

Asiakkaiden muista toimista digitaalisessa ympäristössä voidaan saada tietoja yhteistyökumppaneiden sivustoista, tietojärjestelmistä tai muista digitaalisista lähteistä, joihin kirjaudutaan sähköisen kutsun kautta (linkki), evästeiden kautta tai käyttämällä asiakkaille annettuja tunnuksia.

Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan yrityksen käytössä, paitsi käyttäessä ulkoista palveluntarjoajaa joko lisäarvopalvelun tuottamiseen tai luottopäätöksen tueksi.

Tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppanien käyttöön, paitsi koulutusten järjestämiseen, pätevyyksien ja suoritusmerkintöjen ylläpitoon, luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa, sekä lainsäädännön velvoittaessa. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin ulkopuolelle, ellei se ole yrityksen tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.

Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, viranomaisvaatimukset, koulutusta hallinnoivien kattojärjestöjen ohjeistukset, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

7. Säännönmukaiset tietojen siirrot ja luovutukset

Tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppanien käyttöön, paitsi koulutusten järjestämiseen, pätevyyksien ja suoritusmerkintöjen ylläpitoon, luottohakemukseen, perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa, sekä lainsäädännön velvoittaessa.

Säännönmukaisia tietojen luovutuksia tehdään seuraaviin järjestelmiin koulutusten järjestämiseen, pätevyyksien ja suoritusmerkintöjen ylläpitoon liittyen:

  • Punaisen Ristin koulutusohjelman mukaisen ensiapukoulutuksen suorittajat rekisteröidään Punainen Risti Ensiapu Oy:n Competence Admin-järjestelmään.
  • Kuorma- ja linja-auton sekä taksin kuljettajien ammattipätevyyden jatkokoulutuksen suorittajat rekisteröidään Traficomin järjestelmään.
  • Työturvallisuuskorttikoulutuksen suorittajat rekisteröidään Työturvallisuuskeskuksen rekisteröintijärjestelmään.
  • Tulityökorttikoulutuksen suorittajat rekisteröidään SPEK:in rekisteröintijärjestelmään.
  • Sähkötyöturvallisuuskorttikoulutuksen suorittaja rekisteröidään SETI:n rekisteröintijärjestelmään.

8. Henkilötietojen säilyttämisaika

Henkilötunnus tai henkilökortin kuva poistetaan rekisteristä viimeistään 30 vuorokauden kuluessa koulutuksen päättymisestä tai kuitenkin kun asiakkaan suorituksen rekisteröinti on tehty katto-organisaation järjestelmiin. Toimitusosoitteet poistetaan 180 päivää tapahtuman alkamisen jälkeen.

Rekisteröity voi myös itse pyytää tietojensa poistamista rekisteristä.

9. Evästeiden ja muiden tekniikoiden käyttö

Alertum Oy käyttää verkkosivustollaan evästeitä sekä muita vastaavia tekniikoita palveluiden toteuttamiseksi ja kehittämiseksi. Evästeillä varmistetaan palvelun turvallisuutta, tehokkuutta ja käyttäjäystävällisyyttä. Evästeitä voidaan lisäksi käyttää sen selvittämiseksi, mitkä tietosisällöt kiinnostavat käyttäjiä sekä miten ja milloin verkkopalvelua käytetään. Näiden tietojen perusteella verkkopalvelua pyritään kehittämään entistä paremmin käyttäjien tarpeita vastaavaksi.

Alertum Oy:n verkkosivustolla käytetään käyttäjäseurannassa Google Analytics -ohjelmistoa, jonka tarjoaa Google Inc. (myöhemmin ”Google”). Google Analytics yksilöi käyttäjän evästeillä. Sivuston käyttöä koskevat tiedot välitetään ja säilytetään Googlen palvelimilla mm. Yhdysvalloissa. Kerättyä tietoa käytetään verkkosivuston käyttöä koskevien raporttien koostamiseen, ja raporttien tietosisältöä käytetään kävijämäärätilastoinnin sekä palvelun parantamisen tarkoituksiin. Lisätietoja Googlen analytiikkaseurannasta saa Googlen tietosuojasivulta. Google Analytics -seurannan voi estää osoitteessa http://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Verkkosivuston käyttäjä voi hallinnoida evästeiden käyttöä myös muuttamalla verkkoselaimensa asetuksia. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia verkkosivuston palveluita voi käyttää.

Alertum Oy:n verkkosivusto sisältää linkkejä sosiaalisen median kanaviin. Nämä linkit johtavat kolmansien osapuolien sivustoille, jotka saattavat kerätä sivustolla vierailevien käyttäjien henkilötietoja ja joiden tietosuojaperiaatteet eivät välttämättä vastaa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja henkilötietojen käsittelyn perusteita.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Alertum Oy:n henkilötietojen käsittelyn tietoturvallisuus käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Henkilötiedot on suojattu asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain Alertum Oy:n henkilötietojen käsittelyyn erikseen oikeuttamat henkilöt.

11. Tarkastusoikeus

Asiakkailla on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja Alertum Oy:n asiakasrekisteriin on tallennettu. Tarkistuspyyntö tulee osoittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella: Alertum Oy, Kutojantie 2 B, 02630 Espoo. Asiakkaan tulee esittää tarkastuspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset asiakkaan perustiedot. Alertum Oy toimittaa jäljennöksen asiakkaan henkilötiedoista asiakkaalle postitse. Jos asiakas pyytää useampia jäljennöksiä tai useammin kuin kerran vuodessa, voi Alertum Oy periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

12. Tiedon korjaaminen

Tietojen korjauspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja toimitettava osoitteeseen Alertum Oy, Kutojantie 2 B, 02630 Espoo. Asiakkaan tulee esittää tietojen korjauspyynnössä tiedon etsimiseen tarpeelliset asiakkaan perustiedot.

13. Suostumukset ja kiellot

Asiakas voi antaa Alertum Oy:lle tietoyhteiskuntakaaren 200 §:n mukaisia suoramarkkinointisuostumuksia tai kieltää Alertum Oy:tä käsittelemästä itseään koskevia tietoja suoramarkkinointiin.

Asiakkaalla on mahdollisuus kieltää suoramarkkinointi eri kanavissa. Jos asiakas ei anna lainkaan suostumuksia ja määrää kaikki mahdolliset kiellot, lähetetään asiakkaalle vain Alertum Oy:n palveluiden toteuttamiseen ja asiakkuuden hoitoon tarpeellista asiakassuhdeviestintää.

Suostumuksia ja kieltoja asiakas voi antaa ja ylläpitää ottamalla yhteyttä kirjallisesti osoitteeseen Alertum Oy, Kutojantie 2 B, 02630 Espoo. Tässä yhteydessä tulee esittää asiakkaan yksilöintiin tarvittavat asiakkaan perustiedot.

14. Lopuksi

Alertum Oy pidättää oikeuden päivittää ja muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutoksista voidaan ilmoittaa asiakkaalle tai olla ilmoittamatta. Tästä syystä Alertum Oy kehottaa asiakkaitaan ajoittain tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen mahdollisten muutosten varalta.