Näin valmistaudut työsuojelutarkastukseen

Ilmoitus lähestyvästä työsuojelutarkastuksesta voi aiheuttaa hätääntymistä. Kuinka selvitä tarkastuksesta? Miksi tarkastus tehdään meille? Annamme tässä blogitekstissä vinkkejä, kuinka työsuojelutarkastukseen voi valmistautua.  

Työsuojeluviranomaisten yhteisenä tavoitteena on varmistaa, että työ Suomessa on terveellistä ja turvallista sekä reilua. Valvontaa toteuttaessaan työsuojeluviranomaisen tulee edistää työantajan ja työntekijöiden yhteistoimintaa.

Työsuojeluasioissa tarkastavana työsuojeluviranomaisena toimii tänä päivänä Aluehallintovirasto. Työsuojeluviranomainen tarkastaa työpaikkoja mutta myöskin muita valvottavia kohteita. Tarkastuksista on määrätty laissa. Tämä laki on nimeltään Laki työsuojelun valvonnasta ja työpaikan yhteistoiminnasta (20.1.2006/44).

Miksi työsuojelutarkastus tehdään?

Työsuojelutarkastuksia pyritään tekemään kattavasti eri aloille. Valvontaa kohdistetaan viranomaisten toimintasuunnitelmien mukaisesti. Eniten tarkastuksia tehdään aloille, joissa on suurimmat työsuojeluun liittyvät riskit. Tällaisia aloja ovat muun muassa rakennusala sekä kemikaaleja käsittelevät yritykset.

Tarkastuksista yleensä sovitaan työnantajan kanssa etukäteen, mutta tarkastuksia voidaan suorittaa myös perustelluista syistä ennakkoon ilmoittamatta. Työsuojelutarkastus voidaan myös suorittaa etukäteen tulleen pyynnön perusteella. Pyynnön voi lähettää työnantaja, työsuojeluvaltuutettu tai työntekijöiltä tai muilta heidän edustajiltaan.

Etukäteen sovituissa tarkastuksissa työnantajalle toimitetaan etukäteen tarkastusilmoitus, jossa kerrotaan käsiteltävät asiat. Tyypillisesti työsuojelutarkastus voi painottua esimerkiksi työoloihin, työn kuormittavuuteen tai työsuhteen vähimmäisehtoihin.

Sujuvan tarkastuksen edellytys on hyvä valmistautuminen 

Kun tieto tarkastuksesta tulee, on syytä varmistaa, että tarkastuksessa on läsnä työnantajan edustajat sekä työsuojeluvaltuutetut. Työntekijöille on varattava mahdollisuus tulla kuulluksi tarkastuksessa. Työterveyshuollon edustajan mukana olo tarkastuksessa on myös suositeltavaa. Tarkastukset kestävät pienissä yrityksissä tyypillisesti 1–2 tuntia, riippuen työnantajan valmistautumisesta ja yleisesti työpaikan työoloista.

Työsuojelutarkastukseen valmistautuessa työnantajan on hyvä etukäteen varmistaa, että tarkastuksessa tarvittavat asiakirjat ovat saatavilla. Näin tarkastusaikaa ei kulu tietojen etsimiseen. Joissakin tapauksissa tarkastaja voi pyytää tiettyjä asiakirjoja etukäteen nähtäväksi.

Tarkastuksessa tarvittavat asiakirjat voivat olla:

  • vaarojen kartoittamiseen ja arviointiin liittyvät asiakirjat
  • työterveyshuollon sopimus
  • työterveyshuollon työpaikkaselvitys tai –selvitykset
  • työajan seurantaa liittyvät dokumentit, työaikakirjanpito ja ylityöt
  • aikaisemman työsuojelutarkastuksen velvoitteiden täyttyminen, niihin liittyvät asiakirjat

Varmista henkilöstön koulutus

Työnantajan vastuulla on tarjota työsuojeluvaltuutetulle tehtävän edellyttämää koulutusta. Koulutustarve ja koulutuksen järjestäminen on käsiteltävä kahden kuukauden kuluessa työsuojeluvaltuutettujen valinnasta. Työsuojelutarkastukseen kannattaakin varata koulutussuunnitelma sekä todistukset työsuojeluvaltuutettujen suoritetuista koulutuksista.

Alertumin työsuojelukoulutukset antavat eväät työpaikan työsuojelun kehittämiseen antaen tarvittavat tietotaidot niin henkilöstölle kuin myös työyhteisön turvallisuuden tavoitteelliselle kehittämiselle. Alertum toteuttaa työsuojelukoulutukset yhteistyössä Ahertavan kanssa.

Arvioi omaa työsuojelutoimintaa

Työnantaja tulee myös ennen tarkastusta arvioida omaan työsuojelutoimintaan ja turvallisuusjohtamiseen liittyviä asioita. Isona apuna on työolosuhdemittarit, joiden käyttö tukee työpaikan omaa työsuojelutoimintaa.

Itsearvioinnissa tulee pohtia, kuinka työsuojelun yhteistoiminta on organisoitu ja toteutettu ja ovatko näihin liittyvät tarvittavat tiedot kaikkien saatavilla ja kuinka viestintä on hoidettu. Arviossa kannattaa myös ottaa huomioon henkilöstön kouluttautumiseen liittyvät asiat, perehdytyksen toteuttaminen ja dokumentointi, työn fyysiset, psyykkiset ja sosiaaliset kuormitustekijät sekä työn kemialliset ja biologiset vaaratekijät. Muita arvioitavia asioita ovat esimerkiksi:

  • työpaikan työsuojeluohjeet ja määräykset, miten ne ovat kaikkien saatavilla
  • työpaikalla vaadittavat henkilösuojaimet ja miten ne ovat saatavilla
  • työpaikan ensiapuvalmius, miten niistä on tiedotettu
  • miten esimiehet ja organisaatio toimii työturvallisuusasioissa
  • miten työpaikalla on suoritettu omia työsuojelutarkastuksia
  • miten työtapaturmat on tutkittu
  • työntekijöiden ilmoitusten ja aloitteiden käsittely
  • työpaikan siisteys ja järjestys
  • kulkutiet, hätäpoistumistiet ja kokoontumispaikat
  • ensiaputarvikkeet, alkusammuttimet
  • lakisääteisten tarkastusten suoritus (nostoapuvälineet, henkilönostimet jne.)

Tarkastuksen aikana havainnoidaan myös työpaikan olosuhteita. Yleensä tarkastaja kiertää työpaikan tilat ja tarkastaa muun muassa ergonomiaan, valaistukseen, lämpötilaan ja kulkuväyliin liittyvät seikat.

Varaudu vastaamaan seuraaviin kysymyksiin työsuojelutarkastuksen aikana.

  • Onko työpaikalla valittu työsuojeluvaltuutettu?
  • Onko työpaikalla nimetty työsuojelupäällikkö?
  • Onko työsuojeluhenkilöstö ilmoitettu työsuojeluhenkilörekisteriin?
  • Kuinka työpaikan työsuojelun yhteistoiminta on organisoitu ja toteutettu?
  • Onko työpaikalla työsuojelun toimintaohjelma tai vastaava?
  • Kuinka työntekijöiden perehdytys on järjestetty?

Työsuojelutarkastuksista saa arvokasta apua työpaikan kehittämiseen

Työsuojelutarkastus on aina työnantajan kannalta positiivinen asia. Tarkastusten yhteydessä tarkastaja antaa usein arvokasta apua työnantajalle, jotta tämä pystyy parantamaan ja kehittämään työsuojelutoimintaa ja työoloja.

Tarkastuksen jälkeen tarkastaja kertoo arvionsa työympäristöstä ja havainnot mahdollisista puutteista. Tarkastuksen lopputuloksena työnantaja saa aina tarkastuskertomuksen. Tarkastuksen tuloksista työnantaja saa yhteenvedon, josta työpaikan olosuhteita vertaillaan alan keskiarvoon.

Jos tarkastuksessa havaitaan puutteita, laatii tarkastaja toimintaohjeet. Suuremmissa puutteissa annetaan kehotus, joiden korjaamista seurataan myös jälkivalvonnalla.

Työsuojeluviranomaisen ja työnantajan välinen hyvä, asiallinen, positiivinen yhteistyö parantaa työturvallisuutta. Tavoitteenahan on aina turvallisempi työpaikka. 

Varmista, että organisaationne työsuojelu on kaikilta osin kunnossa. Alertumin ja Ahertavan yhteistyössä toteuttamat työsuojelukoulutukset antavat tarvittavat tietotaidot kaikille työsuojelun vastuuhenkilöille. Tutustu koulutuksiimme.

Tämän blogikirjoituksen on kirjoittanut Alertumin turvallisuuskouluttaja Risto Pekkala.