Näin varmistat turvallisen etätyöskentelyn

Työelämässä on otettu tänä vuonna valtava etätyöloikka. Etätyö on ollut osana ihmisten työviikkoa aiemminkin, mutta koronavirusepidemian myötä siitä on tullut monelle pääasiallinen työskentelytapa. Työ on muuttunut kotona ja vapaa-ajan asunnolla tehtäväksi, ja toimistolla työskentely on monen työntekijän kohdalla jo poikkeus. Työturvallisuus on asia, joka tulee varmistaa myös etätyöhön siirryttäessä!

Varmista asianmukainen työympäristö

Terveellinen ja turvallinen työympäristö edistää työn tehokkuutta ja työntekijöiden hyvinvointia. Minkälaisissa etätyöpisteissä sinun yrityksesi työntekijät työskentelevät? Onko heillä käytössään tarvittava teknologia ja asianmukaiset työskentelyvälineet? Onko heidän työskentelypisteensä ergonominen? Yksittäisinä etätyöpäivinä epämukavaa työskentelyasentoa on monen voinut olla helpompi sietää, mutta pysyvästi etätyöhön siirryttäessä on työskentely-ympäristöön panostaminen välttämätöntä. Huomioimalla työpisteen ergonomia voidaan välttyä monilta terveysongelmilta ja jäsenten kipeytymiseltä.

Alertumilla turvallisuuskouluttajana toimiva Timo McKeown on tietoinen etätyöskentelyssä piilevistä turvallisuusriskeistä: ”Etätyön arkipäiväistyessä ja poikkeustilan jatkuessa tulee etätyöpisteiden ergonomisuus ottaa vakavasti. Pidän kouluttajana jonkin verran webinaareja ja niiden kautta olen havainnut monen koulutettavan työskentelevän huonossa asennossa. Hyvällä työskentelyasennolla on valtava merkitys tuki- ja liikuntaelimistölle aiheutuvien ongelmien ehkäisyssä!”

Yrityksen tulee varmistaa myös tietoturvallisen työn toteutuminen ja etänä työskenteleville kannattaakin viestiä tietoturvaa edistävistä asioista. Luottamuksellisista työasioista tulee pystyä viestimään etätyössä niin, etteivät ne kantaudu sivullisten korviin. Laitteiden ohjelmien uusimmat päivitykset tulee olla asennettuina. Työkone tulee olla aina valvonnassa, eikä sitä tule antaa muiden ihmisten käyttöön. Vahvat kotiverkon salasanat auttavat välttämään tietomurtoja. Etätyötä tehdessä ei tule käyttää epäluotettavia verkkoja, kuten esimerkiksi salaamattomia WLAN-verkkoja.

Etätyöhön liittyvien haittojen ennaltaehkäisy

Terveelliselle ja tehokkaalle etätyölle luovat pohjaa työnantajan ja työntekijöiden välinen luottamus, vastavuoroinen vuorovaikutus, toimivat prosessit, asianmukainen työympäristö, tietoturvallisuus, suoritusten aktiivinen johtaminen ja työhyvinvoinnin tukeminen.

Työturvallisuuslaki velvoittaa työnantajaa tunnistamaan työssä esiintyvät haitat. Laki edellyttää arvioimaan ja ennaltaehkäisemään myös etätyöhön liittyviä vaaroja sekä tekemään korjaavia toimenpiteitä. Vaarojen arvioinnin sekä esimiehen ja työntekijän välillä käytävän keskustelun tukena voi käyttää esimerkiksi Työturvallisuuskeskuksen tähän tarkoitukseen tuottamaa lomaketta. Mieltä askarruttavissa asioissa voi kääntyä työterveyden tai työsuojeluhenkilöstön puoleen. Myös säännölliset työterveystarkastukset ovat hyvä tapa seurata etätyöntekijöiden jaksamista ja vointia. Ilmeneviin sairauksiin ja ongelmiin tulisi tarttua mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta ne eivät pääsisi kehittymään vakaviksi.

Työntekijöiden etätyöstä heränneitä tuntemuksia kannattaa kuunnella herkällä korvalla: miten etätyö heillä sujuu ja miten etätyön turvallisuus toteutuu. Etätyöntekijöiden työolosuhteiden valvominen ja kuormittumisen seuraaminen voi olla työnantajalle haasteellistakin. Myös etätyötä tekevän työntekijän olisi tärkeää osata johtaa itseään oman hyvinvointinsa ylläpitämiseksi, kuten työ- ja vapaa-ajan erottamisella toisistaan, riittävällä liikunnalla ja monipuolisella ravinnolla.

McKeown rohkaisee vetämään rajan työn ja vapaa-ajan välille: ”Työpäivä venyy helposti kotona työskennellessä. Työt tulee aloitettua aamuvarhaisella ja työpäivä voi venyä huomaamattomasti pitkälle iltaan. Ajatuksia voi olla vaikeampi irrottaa työjutuista, kun ympäristö pysyy koko ajan samana. Työ tulisi pyrkiä tekemään työajan puitteissa ja vapaa-ajalla kannattaa tehdä itselle mieluisia asioita. Tällä voi estää arjen kaventumisen ja edistää omaa palautumistaan arjen kuormituksesta.” 

Toimistolla työskentely on useimmiten sosiaalista ja epävirallisemmatkin juttutuokiot ovat osa normaalia työpäivää. Kuulumisia vaihdetaan lounastunnilla ja kahviautomaateilla. Sosiaalinen kanssakäyminen voi etätyössä jäädä normaalia vähäisemmäksi ja kotona työskentely voi alkaa monesta tuntumaan yksinäiseltä. Teamsin ja Skypen välityksellä pidettävät kahvitauot ovat hyvä piristysruiske työpäivään!

Tapaturmat ja vakuutusturva

Työnantajan tulee hankkia työntekijöilleen lakisääteisen työtapaturma- ja ammattitautilain mukainen vakuutusturva. Tämä vakuutusturva on etätyön kohdalla kuitenkin rajallinen. Vakuutuksesta korvataan vain työpisteessä sattuneet ja työtehtävien hoitamiseen välittömästi liittyvät tapaturmat. Vakuutus ei korvaa esimerkiksi etätyöpäivänä ruokatauon aikana sattuneita tai esimerkiksi rappusissa kompastumisesta aiheutuneita tapaturmia. Työnantaja voi kuitenkin halutessaan täydentää työntekijöittensä lakisääteistä vakuutusturvaa vapaaehtoisella vakuutuksella.

”Kotona sattuvat tapaturmat ovat hyvin yleisiä. Tavallisimmin ne aiheutuvat kompastumisesta tai liukastumisesta. Työasioita pohdiskellessa voi esimerkiksi lasten lattialle jättämä lelu jäädä huomaamatta aiheuttaen kompastumisen. Poikkeusaikana monen etätyöhön siirtyneen huomio on ollut kohdistuneena töiden ohella myös pienten lasten vahtimiseen ja koululaisten etäopiskelun tukemiseen. Tämä voi aiheuttaa keskittymisen herpaantumista, jolloin tapaturmariskikin kasvaa”, jatkaa McKeown.

Etätyössä tapahtuneesta työtapaturmasta tulee ilmoittaa heti työnantajalle. Työnantajan tulee puolestaan tehdä viipymättä tapaturmailmoitus vakuutusyhtiölleen korvattavuuden takaamiseksi. Työnantajan tapaturman kohteena olleelle työntekijälle antama vakuutustodistus mahdollistaa maksuttoman hoidon saamisen esimerkiksi terveyskeskuksessa tai sairaalassa. Työtapaturmasta aiheutuneesta kuolemasta tai vaikeasta vammasta tulee työnantajan ilmoittaa aluehallintoviraston työsuojelun vastuualueelle, poliisille ja vakuutusyhtiölle. Työnantajan tulee selvittää tapaturmat ja käydä läpi niihin johtaneet tekijät. On myös tärkeää miettiä, miten vastaavanlaisilta tilanteilta voitaisiin välttyä. 

”Työnantajan tulee olla selvillä työntekijöidensä turvaksi hankkimastaan vakuutusturvasta ja sen sovellettavuudesta etätyöhön, ja näistä asioista sen tulee viestiä selkeästi etätyötä tekevälle henkilöstölle. Työnantajan kannattaa ehdottomasti satsata etätyön turvallisuuteen. Hyvinvoiva henkilöstö on myös tuottavampi!” McKeown tiivistää.

Onko yrityksessäsi tarvetta turvallisuuskoulutuksille? Ota yhteyttä ja pyydä tarjous!